Kiekvieno vadovo darbo efektyvumą labai ženkliai mažina neplanuoti ir nereguliarūs kreipiniai kai esi susitelkęs ties kitu darbu. Kiekvieno pavaldinio darbo rezultatus labai ženkliai įtakoja vadovo prieinamumas kai to reikia. Ši vadybos problema minimizuojama reguliariais vienas su vienu susirinkimais išlaikant organizacijos greitį ir padidinat rezultatyvumą.
Neplanuoti ir nereguliarūs kreipiniai visada turi realią ir rimtą priežastį, nes mūsų vidinė ir išorinė aplinka kinta – veikia konkurentai, nukrypstame nuo planų, keičiasi technologijos, gaunami nauji svarbūs duomenys ir t.t. Todėl yra būtinas vadovo prieinamumas kai reikalingas jo indėlis, tiesiog reikia sukurti galimybę sugrupuoti galinčius palaukti kreipinius ir spręsti vienu metu. Kreipinių, kuriuos reikia spręsti čia ir dabar visada liks, nes svarbu, kad organizacija išlaikytų tą patį greitį ir padidintų efektyvumą.
Kreipinų sugrupavimui ir sprendimui vienu metu yra naudojami reguliarūs vienas su vienu susitikimai tarp vadovo ir pavaldinio vykstantis kas savaitę ar kas dvi bei trunkantys nuo pusės iki pusantros valandos. Tai labai efektyvi priemonė aptarti pavaldinio rezultatus, jo įvardintas esamas ir potencialias problemas, rūpesčius, apsikeisti nuomonėmis, mokyti vienas kitą, sudaryti veiksmų planus iki kito susirinkimo, priimti reikalingus sprendimus. Kiekvienas dalyvis gali tinkamai pasiruošti iš anksto, turėti reikalingus faktus, dokumentus. Taip pat tai būdas stiprinti vadovo bei pavaldinio tarpusavio supratimą, kas yra itin svarbu kuriant sveiką organizaciją.
Vienas su vienu susirinkimų tinkamas naudojimas yra susijęs su organizacijos gebėjimu taikyti kitus pagrindinius susirinkimų tipus, nes susirinkimai yra viena pagrindinių priemonių per kurią vadovas daro įtaką jam pavaldžios ir jo įtakojamos organizacijos rezultatams:
- Tiksliniai. Jie skirti konkrečiai problemai išspręsti, būtina išankstinė dienotvarkė, medžiaga, įvardinti tikslai, užfiksuotas ir iškomunikuotas susirinkime priimtas sprendimas, dalyvių rekomenduojama iki 7 ir visi turi būti būtinai reikalingi sprendimui priimti. Čia priskiriami ir vienas su vienu susirinkimai ne tarp vadovo ir pavaldinio.
- Veiklos aptarimo (apžvalginiai). Jie skirti aprūpinti svarbia informacija susijusius dalyvius, kurie paprastai nėra susiję pavaldumo ryšiais, pavyzdžiui praėjusios savaitės pardavimo rezultatų aptarimas su visa vadovybe ar rinkos tendencijų aptarimas. Tokie susirinkimai gali turėti labai įvairų reguliarumą, būtina išankstinė dienotvarkė su laiku skirtu diskusijai, užfiksuotos problemos perkeliamos į tikslinius susirinkimus;
- Visuotiniai (žargoniškai „staff mytai“). Jie skirti plačiai paskleisti informaciją ir gauti grįžtamąjį ryšį įvairiomis formomis. Būtina išankstinė dienotvarkė, labai pageidautinas reguliarumas, gerai suplanuota susirinkimo dinamika, nes kiekviena minutė praleista „off track“ kainuoja labai brangiai;
- Vienas su vienu. Jie skirti aptarti pavaldinio rezultatus, įvardintas esamas ir potencialias problemas, rūpesčius, apsikeisti nuomonėmis, mokyti vienas kitą, sudaryti veiksmų planus iki kito susirinkimo, priimti reikalingus sprendimus Rekomenduojama standartinė dienotvarkė.
Efektyvūs susirinkimai yra gėris ir vienas didžiausių svertų didinančių organizacijos rezultatus. Visa problema, kad neefektyvūs susirinkimai yra vienas didžiausių organizacijos resursų švaistymų ir demotyvuojančių veiksnių. Tad susirinkimų organizavimui reikia skirti didelį dėmesį.
Pasaulinės klasės vadybos literatūroje vienas su vienu susirinkimų aprašymą galima rasti ilgamečio Intel kompanijos vadovo ir vieno iš įkūrėjų A. Grove knygoje „High output management“, kur tai įvardinama kaip svarbi kompanijos praktika. Jie vyksta ir dabartinėje mano organizacijoje „Kesko Senukai Lithuania“. Siūlau kiekvienai kompanijai vienas su vienu susirinkimus pritaikyti pagal savo specifiką ir naudoti savo rezultatyvumo didinimui.